La oficina de gestión documental se SENA regional Magdalena, está a cargo de un profesional en Ciencias de la Información y Archivistica, los demás funcionarios son aprendices patrocinados por el Sena; utilizan el aplicativo de ONBASE para automatizar la correspondencia. La oficina en su deber de conservar y controlar el flujo documental está realizando procesos de restauración en el archivo permanente del SENA.
Su estructura física es pequeña para el número de trabajadores que laboran en ella y esto a su vez dificulta la atención a los usuarios. Cada dependencia maneja su archivo de gestión canalizado a la oficina de correspondencia.
El depósito del archivo permanente está ubicado por fuera de los ambientes de aprendizaje, donde se encuentra la actualización del fondo acumulado que progresivamente fue organizado. El almacenamiento de la documentación, ha sido realizado en estantería, cajas y bolsas establecidas por el Archivo General de La Nación.
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