COMENTARIO SOBRE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ESCRITA

CAPACITACIÓN DE APRENDIZAJE SIGNIFICATIVO

LIDERAZGO CULTURAL EMPRESARIAL

CAPITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ESCRITA 

El buen uso de la comunicación escrita  nos permite expresar nuestras ideas aplicando normas para su presentación sin importar su soporte , la escritura también nos permite comunicarnos de una mejor manera ya que podemos plasmar el conocimiento, analizarlo, corregir y  buscando la forma de que el mensaje llegue en forma clara al lector. 

Para producir la comunicación debemos tener en cuenta que la información debe ser entendida y comprendida por el receptor, o bien al redactar es recomendable pensar lo que queremos dar a conocer  y así mismo esperar la reacción de la persona o grupo destinatario. 

En  la redacción de los documentos podemos utilizar ciertas palabras o conectores que permitan un mayor entendimiento del texto, ya que harán que la estructura de este sea clara y admitan un acceso rápido a la información que en él se encuentra, esto por la buena utilización de medio utilizado para la escritura. En conclusión es importante administrar la información escrita sin olvidar que también lo debemos hacer con los diversos soportes que contengan la información.

Archivo SENA

La oficina de gestión documental se SENA regional Magdalena, está a cargo de un profesional  en Ciencias de la Información y Archivistica, los demás funcionarios son aprendices patrocinados por el Sena; utilizan el aplicativo de ONBASE para automatizar la correspondencia. La oficina en su deber de conservar y controlar el flujo documental está realizando procesos de restauración en el archivo permanente del SENA.

Su estructura física es pequeña para el número de trabajadores que  laboran en ella y esto a su vez dificulta la atención a los usuarios. Cada dependencia maneja su archivo de gestión canalizado a la oficina de correspondencia.

El depósito del archivo permanente está ubicado por fuera de los ambientes de aprendizaje, donde se encuentra la actualización del fondo acumulado que progresivamente fue organizado. El almacenamiento de la documentación, ha sido realizado en estantería, cajas y bolsas establecidas por el Archivo General de La Nación.

Reseña Histórica Antiguo Hospital San Juan de Dios

El antiguo Hospital San Juan de Dios, declarado monumento nacional el 16 de abril de  1999, se encuentra el depósito del archivo histórico del Magdalena Grande Este edificio construido en 1746 albergó el hospital central de la ciudad de Santa Marta por más de dos siglos. Fue atendido en sus inicios por los religiosos de la orden San Juan de Dios, de ahí su nombre.

  El Archivo Histórico del Magdalena Grande es el fondo documental más importante del Caribe colombiano y contiene la memoria histórica de los departamentos de la Guajira, El Cesar parte del norte de Santander y el actual Magdalena. Su cronología se remonta hasta el año de 1788 y se encuentra dividida en varios fondos documentales. Se constituye en el principal acervo documental del Caribe colombiano, con un volumen que sobrepasa los 1.500 metros lineales. Estos fondos son una fuente inagotable de información que ha sido reconocida por historiadores regionales y nacionales. El Archivo Histórico del Magdalena Grande mantiene su vigencia como guardián de la memoria colectiva 

 En la restauración del edificio San Juan de Dios se han invertido sumas considerables de dinero, sin embargo, no se ha terminado la curación y actualización de los fondos documentales.

Archivo Histórico del Magdalena Grande

Archivo Histórico del Magdalena Grande

El fondo acumulado del magdalena grande contiene documentos que datan de 1788, en especial los producidos por notarias; también encontramos periódicos del Estado desde 1925

El Archivo del Magdalena Grande en su mayor parte lo han empasto, sin aplicarle a los documentos ningún proceso de restauración, lo que no asegura su conservación dificultando la consulta a los acervos .La estantería esta sobre cargada y sin señalización

La ubicación del archivo frente al mar, acelera el deterioro biológico, químico de la documentación y las unidades de conservación; el depósito tiene grandes problemas de humedad, salubridad, ventilación y seguridad.

El fondo no está del todo organizado, los criterios archivísticos que hasta el momento se han utilizado no son los mejores para salvaguardar los documentos tan antiguos que ahí se  encuentran. Sin olvidar los grandes ventanales de la sala de consultas

ASPECTOS A MEJORAR

ü  Se debería cambiar la ubicación del archivo, por uno sin riesgos de humedad, salubridad y ventilación.

ü  Reemplazar los estantes que han sido dañados por el sobrepeso y las demás unidades de conservación, afectadas por la humedad, sal, bien sea por su mala ubicación en los estantes

ü  La seguridad. Falta un mayor control al instante de ingresar y salir, pues sería muy fácil extraer documentos.

ü Renovar la tubería de aguas lluvias y conexiones eléctricas.

Comentario del tema en nuestro perfil profesional

El conocer los antecedentes históricos y los inicios de la archivística, en nuestra profesión es necesario para darnos cuenta de la importancia que desde siempre ha sido dejar testimonio de las actividades que realizamos; por ello, hoy aplicamos aplicamos métodos que facilitan la producción, difusión, conservación y preservación de la información en el tiempo; teniendo en cuenta las pautas que dicta el archivo general de la nación.

Antecedentes históricos de los archivos

PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE.
1. Realice una investigación acerca de los Antecedentes históricos de los archivos.


Historia de los Archivos

Estos se crearon primeramente por razones de tipo económico-religioso, cuando el hombre comprendió la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con sus actividades agrícolas o comerciales. Estas fueron llevados en los templos.

España dictó para América una legislación sobre archivos en la ordenanza de Carlos V en 1530, que regulaba la información de los cabildos municipales. Del mismo modo se legisló sobre los archivos de las caja reales, tribunales de cuentas consulados, y virreinatos .La iglesia organizó, a la vez, sus propios archivos, en los obispados, cabildos catedralicos y parroquias.

Con esto queda someramente indicado el origen de los archivos americanos, sus distintas clases y la variada gama de los fondos:

* De gobierno (nacionales, ministeriales, regionales y provinciales)
* Municipales
* Eclesiásticos
* Notariales
* Corporativos (universidades, bancos, cofradías etc...)

Tal función la cumplen hoy los archivos nacionales con que cuentan los países, con este nombre u otro equivalente.


Historia de los Archivos en Colombia

LEY 80 DE 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

El Archivo Nacional de Colombia, es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional . Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede es en Bogotá

Alberga documentación histórica que data desde1541 hasta 1991, como Constituciones políticas, escrituras notariales, procesos judiciales coloniales, cartas de grandes personajes como Simón Bolívar, mapas antiguos de la Nueva Granada, etc.

Reúne documentos de todos los períodos de la historia de América (desde la Conquista hasta el presente) procedentes no sólo de Colombia sino también de los territorios que conformaron la Nueva Granada o, posteriormente, la Gran Colombia como Venezuela, Ecuador y Panamá. También hay documentos provenientes de América Central, Perú y Chile.
El Archivo General de la Nación, el 14 de julio de 2000 promulgo la Ley 594. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y dictan otras disposiciones

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1159